Bornholm Ud I Verden – Udvikling og eksekvering af markedsføring og kommunikation

Dokumentation for annoncering
Dette er lagt på Udbud.dk

Annonceringens titel: Bornholm Ud I Verden – Udvikling og eksekvering af markedsføring og kommunikation

Udbyder: Projekt Bornholm Ud I Verden, Erhvervshus Hovedstaden, Fruebjergvej 3, 2100 København Ø

Dato: 14. juni 2018

Deadline: 29. juni 2018 kl. 12.00

Kontaktperson / information:

Spørgsmål rettes til:

Emil Ødegaard

E-mail: eoe@ehhs.dk tel. +45 31684101

E-mail tilbud til:

Erhvervshus Hovedstaden (VHHR)

Projekt: Bornholm Ud I Verden

Att: Emil Ødegaard

Emnefelt: Bornholm Ud I Verden – Udvikling og eksekvering af markedsføring og kommunikation

E-mail: tilbud@ehhs.dk


Baggrund for annoncering:

1. Om Bornholm Ud I Verden programmet:

Bornholm Ud I Verden (BUIV) er et program skabt af Erhvervshus Hovedstaden (VHHR) i samarbejde med Bornholms Vækstforum og EU’s regionalfond.

BUIV projektledes af VHHR. BUIV har til mål at styrke Bornholmske virksomheder evner til at opnå succes ved internationalisering bl.a. ved at optimere deres forretningsudvikling, salg og produkter. Understøttelsen sker gennem udviklingen af en effektiv strategi for, hvordan virksomhederne bedst udnytter det internationale potentiale som grundlag for at skabe vækst i deres virksomhed.

I alt skal 30 virksomheder gennemføre forløb i BUIV.

2. Om indkøbet:

VHHR er opmærksom på at handle i overensstemmelse med de forvaltningsretlige principper om saglighed, økonomisk forsvarlig forvaltning, forbuddet mod varetagelse af uvedkommende hensyn, ligebehandlingsprincippet og proportionalitetsprincippet.

Væksthuset gennemfører denne annoncering for at leve op til EU’s krav om, at ydelsen er købt på ”markedsmæssige vilkår” og for at finde en samarbejdspartner, der kan løse denne specifikke opgave på den bedst mulige måde. Indkøbet vedrører således en vare-/tjenesteydelser under tærskelværdierne og uden klar grænseoverskridende interesse.

Annonceringsbeskrivelsen:

Erhvervshus Hovedstaden søger en samarbejdspartner, der skal være ansvarlig for udvikling af overordnet markedsførings- og kommunikationsstrategi, koordinering, contentudvikling (eks. artikler, video, billeder) ifm. Væksthus Hovedstadens markedsføringen af BUIV til Bornholmske SMV’er.

Målet for den samlede markedsførings- og kommunikationsindsats er at øge kendskabet blandt Bornholmske SMV’ere og rekruttere de mest egnede (i overensstemmelse med programmets definition af den egnede målgruppe) til internationaliseringsforløb i BUIV. Projektet fortsætter tom. 2020, og det forventes at denne opgave løses i løbet af 2018 og 2019.

Konceptudvikling

Da den overordnede markedsførings- og kommunikationsstrategi for projektet endnu ikke er færdigudviklet, vil første del af leverancen bestå i at udarbejde en sådan strategi. Tilbudsgiver bliver ansvarlig for den konceptuelle udvikling og afgrænsning af indsatsen i form af modtagere, indhold, udvælgelse af kanaler mm. Den konceptuelle udvikling skal ske i tæt samarbejde med VHHR for at sikre en tæt koordinering i markedsføring mellem BUIV og VHHRs øvrige initiativer på Bornholm. VHHR vil bl.a. bidrage med vores erfaringer fra projektaktiviteter på Bornholm.

Implementering

For at sikre en effektiv implementering af strategien forventes det at profilen, der skal løse opgaven, tager en aktiv koordinerende rolle og udviser engagement for at skabe resultater i samspil med Væksthuset. Herunder skal tilbudsgiver (1) sparre med VHHR omkring kommunikations-/markedsføringsstrategien, (2) sikre hurtige og kvalitative indholdsleverancer, (3) implementere distributionen af indholdet og (4) stå for koordinering mellem tilbudsgiver, VHHR, fageksperter og BUIV-virksomheder. Det er vigtigt for projektgruppen, at leverancen ikke kun består af markedsføring om rekruttering, men at denne følges op af relevant kommunikation om projektet på udvalgte kanaler i hele projektperioden. Det forventes, at der afholdes ca. 1-2 status-/redaktionsgruppemøder om måneden, og det vil være optimalt, hvis tilbudsgiver kan deltage i møder både på Bornholm og i København. Det vil være muligt ifm. opgaven at arbejde fra en kontorplads på Væksthusets adresse på Bornholm og/eller i København.

Tilbudsgiver forventes at have kendskab til Bornholm og Bornholms Erhvervsliv, samt hvilke kanaler, der bedst kan sættes i spil, for at nå målgruppen med det ønskede budskab og derved øge mulighederne for rekruttering af virksomheder til BUIV. Med kendskab til Bornholms Erhvervsliv forstås også en person, der ved hvad der skal til, både for at møde virksomhederne i øjenhøjde i tilrettelæggelsen af budskaber, samt påvirke dem med behovsskabende kommunikation, som øger ambitionerne og giver flere virksomheder blod på tanden ift. at starte op med eksport, således at indsatsen også er med til at udvide programmets adressérbare målgruppe.

Tilbudsgiver skal selv stå for dialog med relevante aktører, sørge for billeder/grafik/video og for at få godkendt alle artikler samt billeder. Skal der produceres content, der ligger uden for tilbudsgivers ekspertise, ses der positivt på løbende inddragelse af andre leverandører. Disse skal dog betales ud af samme budget og derved skal udgifter til disse afspejles i det samlede tilbud.

Det forventes, at en stor del af kommunikationsindsatsen vil være på digitale platforme, hvor der skal køre kampagner, der kan understøtte projektets samlede rekrutteringsindsats og derved skabe en pipeline for den egentlige salgsindsats, som Væksthuset hovedsageligt vil stå for. Udgifter til annoncering afholdes af VHHR, men der ønskes bud på den forventes samlede udgift til annoncering i perioden ultimo august og 10 måneder frem. Såfremt en del af indsatsen vil omfatte tryk af offline materialer vil udgifter til tryk dækkes af Væksthuset og skal derfor holdes ude af tilbuddet – dog skal evt. offline materiale holdes i et format, der holder trykomkostninger lavt.

Udover den udbudte opgave, vil BUIV også afholde en række fagspecifikke events med fokus på eksport, finansiering, IPR, mm. Emnerne udvælges ud fra projektdeltagernes ønsker samt Væksthusets erfaringer. Det forventes at den valgte leverandør vil sikre, at de faglige events vil indgå naturligt i den overordnede kommunikationsstrategi og content plan for BUIV og derfor vil der være tæt koordinering omkring emner, tidspunkter, beliggenhed etc. Udgifter til afholdelse af events, herunder oplægsholder forplejning og andet praktisk ifm. events er ikke en del af budgetrammen for markedsføring. Markedsføring af disse events skal derimod ses som en del af den her udbudte opgave. Det er vores mål, at events, udover at formidle værdifuld faglig viden, også kan fungere som rekrutteringsplatform for kommende BUIV-deltagere, samt give BUIV en tydeligere tilstedeværelse på Bornholm.

Tilbudsgiver skal i tilbuddet angive, hvor ofte der vil blive kommunikeret ud til målgruppen, samt hvor ofte, der vil blive produceret nyt content.

BUIVs målgruppe:

Bornholmske små- og mellemstore virksomheder, der selv ønsker (eller kan inspireres til) at øge deres vækst gennem eksport, herunder salg til Sjælland.

Tidsplan:

Kommunikationsstrategi inkl. oplæg til contentplan og milepæle skal være færdigt og godkendt af VHHR senest 31. august 2018 eller efter nærmere aftale.

Samarbejdet forventes at løbe i 12 måneder med start primo juli 2018, dog med gensidig evaluering af samarbejdet undervejs og heraf følgende afslutning af samarbejdet, såfremt de ønskede resultater ikke nås. Opgaven faktureres månedligt med beløb opdelt efter aftale baseret på leverancer i den givne måned.

Rettigheder:

Alle eventuelle IP-rettigheder ifm. leverancen tilfalder VHHR.

Forventet maksimal budgetsum:

VHHR forventer maksimalt at anvende DKK 200.000 ex. moms på den annoncerede opgave – udgifter vedr. tryk af offline materiale samt annoncering afholdes af VHHR (dog ønskes bud på den forventelige annonceringsudgift for en periode på ca. 10 måneder fra ultimo august 2017).

Vælger tilbudsgiver at byde på at udføre den koordinerede rolle og bruge underleverandører/samarbejdspartnere til at levere dele af opgaven såsom indholdselementer, grafikker, video mm., så er det tilbudsgivers ansvar at koordinere opgaven samt at sikre at udgifter til dette kan indeholdes i den overordnede budgetramme på DKK 200.0000 ex. moms.

4. TIlbudsspecifikation

Tilbuddet til Erhvervshus Hovedstaden bedes specificeret jf nedenstående tilbudsskabelon. Dvs tilbudsgiver kan anvende eget format, men skal adressere nedenstående overskrifter i nedenstående rækkefølge.

Vurderingen bliver foretaget på baggrund af nedenstående evalueringskriterier, hvor vægtningen af disse er følgende:

Pris: 40%
Kvalitet: 60%


Kvalitet bliver bedømt ud fra tilbudsskabelonens evalueringskriterier, som tilbudsgiver sammen med de øvrige oplysninger skal gøre rede for i nedenstående skabelon:

VHHR forbeholder sig ret til ikke at benytte sig af de indkomne tilbud.

Download tilbudsskabelon her

Spørgsmål og svar:

Q:
Er det korrekt forstået, at VHHR ønsker, at udviklingen af såvel en overordnet markedsførings- og kommunikationsstrategi og contentplan som selve produktionen af den beskrevne content skal være indeholdt i budgettet på 200.000 kr. ex moms?

A:
Det er korrekt forstået at vi ønsker at tilbuddet skal indeholde udviklingen af alle de ønskede elementer. Det skal forstås af opgaven at den tætte koordinering med VHHR skal sikre at strategien passer ind i VHHRs øvrige aktiviteter på Bornholm og derved er de overordnede rammer for strategien fastlagt.

Q:
Hvor fre hænder har man til forme indhold og udvikle andre tiltag til at understøtte processen?

A:
Tilbudsgiver har helt frie ender til at komme med løsningsforslag til opgaven. VHHR har erfaring med markedet som vi selvfølgelig anvender i processen, men vi er åbne for alle forslag. Alle tiltag koordineres løbende med BUIV-teamet.

Q:
Er rejseudgifter en del af det samlede budget på 200.000 DKK?

A:
Evt. rejseudgifter til tilbudsgiver ifm. besøg på Bornholm skal indeholdes i budgettet.

Q:
Findes der en foreløbig kommunikationsstrategi, man kan få lov at læse? og findes der et andet strategidokument, hvor man kan læse om de overordnede rammer for strategien, som man kan læse i udbudsmaterialet allerede er fastlagt, og som kommunikationsstrategien skal passe ind i.

A:
Der findes ikke et fast skrevet strategidokument for BUIV. De overordnede rammer og mål for BUIV kan læses kort under ”Om Bornholm Ud I Verden programmet” i annonceringsdokumentet. Udfordringer er at Erhvervshus Hovedstaden har en lav kendskabsgrad på øen, så det handler altså ikke kun om at vækste kendskabet blandt udvalgte virksomheder, men mere om at blive etableret bredt i erhvervslandskabet uden at glemme vækstfortællingen. Mht. rekruttering til BUIV viser vores egne og de ambitiøse virksomheders erfaring, at behovet for eksport først skal opdyrkes hos mange virksomheder. Der skal altså behovsskabende aktivitet til inden vi kan gå videre med behovsafdækkende aktivitet (vi-har-nøglen-til-eksport-ish) og handlingsorienteret aktivitet (rekruttering). Distributionen skal gøre bruge af forskellige digitale og fysiske platforme.

Q:
Er det korrekt forstået at målgruppen har et behov for først at få øjnene op for mulighederne ved eksport?

A:
Ja, det er korrekt forstået. BUIVs opdrag er at understøtte vækst i virksomheder via øget eksport. I tilfældet her tæller salg uden for Bornholm som eksport. Vi ønsker en agenda der motivere øgede ambitioner og derved også øger den adresserbare målgruppe.

Q:
Ift. ønsket budget på annoncering: Vi kan læse af materialet at I ønsker et bud fra os - det giver vi gerne. Men hvis I har en økonomisk ramme vil vi hellere arbejde med den in mente.

A:
Vi ønsker et bud på hvad, det forventeligt ville koste baseret på tilbudsgivers erfaring. Den strategi som tilbudsgiver har i tankerne vil forventeligt koste annoncekroner. Udgifterne til annoncering kan dog variere meget ift. hvilket løsningsforslag der forventes implementeret og derfor ønsker vi et individuelt bud på udgiften.

Q:
Siden projekt har oplevet problemer med rekruttering: Findes der noget evaluering på, hvorfor der er udfordringer?

A:
Vores erfaring er at relationsbaseret salg er meget vigtigt. Projektet har i en periode ikke været tæt nok på virksomhederne og derved ikke haft mulighed for at rekruttere. Den næk største udfordring er at positionere BUIV som et attraktivt tilbud til virksomhederne blandt rigtig mange tilbud på Bornholm. Virksomhederne skal prioritere deres ressourcer, både økonomisk, men i særdeleshed tidsmæssigt og det kan være svært for virksomhederne at navigere i mulighederne.

Q:
Har I arbejdet med andre alliance partnere på projektet her? Altså, er der andre stakeholder, end Væksthusene, E.U og Erhvervsstyrelsen?

A:
Væksthuset koordinerer tæt på Business Center Bornholm, der er en lignende aktør på øen. Vi deltager også i netværk med andre ervhervsfremmeaktører såsom Destination Bornholm. Tidligere har en stor partner i projektet været Nordic Foodworks, som trådte ud af projektet sidste efterår. Her var samarbejdet især fokuseret på fødevarevirksomheder.

Q:
Hvor mange SMV’er der i alt er på Bornholm? Altså, den potentielle gruppe af nye kunder?

A:
SMV-definitionen er beget bred, så målgruppen er relativt stor. Den reelle målgruppe er dog en del mindre, da vi antager at langt fra alle virksomheder har ambitioner om og evner til at arbejde succesfuldt med vækst gennem eksport. Eks, hvis en virksomhed har 0-1 ansatte, så er det meget usandsynligt at eksport vil være næste skridt for den pågældende virksomhed.

Sidst opdateret: 27.06.2018